این مقاله به قلم Daniel Carranco مدیر تیم بهبود مستمر برای راه حل های فروشگاه های در سطح جهانی می باشد. وی هدایت تیم هایی را بر عهده دارد که با پروژه های جاری مشتریان شامل مشاوره و توسعه سفارشی سر و کار دارند. Carranco دارای مدرک کارشناسی ارشد تجارت بین الملل است و برای بیش از یک دهه است که سخنران مداوم مدیران تولید در شرکت Global Shop Solutions می باشد. این مدیران درگروه های شغلی فعالیت می کنند که در صنایع مختلف فعالیت می کنند و همواره در به حداکثر رساندن بازگشت سرمایه گذاری یا ROI با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP در تلاش هستند.
اجرای یک کسب و کار موفق نیاز به تمرکز شدید بر انجام کارهای درست در مناسبترین زمان دارد. این امر خصوصا در مورد تولیدکنندگان صادق است، جایی که مشتریان اغلب در کوتاهترین زمان، تحویل کالاهای با کیفیتی را می خواهند. برای داشتن یک کسب و کار موفق اهمیت کارهایی که نباید انجام دهیم میتواند به اهمیت همان کارهایی باشد که می بایست انجام دهیم و یا گاهی اوقات حتی با اهمیت تر. یکی از مهمترین کارهایی که تولیدکنندگان بزرگ می بایست انجام دهند، به خاطر سپردن نکاتی است که مانع از موفقیت آنها می شود و باید از آنها اجتناب نمایند.
به فرآیندهای دستی اعتماد نکنید!
فرآیندهای دستی و کاغذی مانند لنگرهایی در کسب و کار شما عمل می کنند که در ظاهر زمان تولید را کاهش می دهند ولی در واقع احتمال خطا را افزایش می دهند. اطلاعات و داده های مهم یا سهواً یا با اشتباه و خطا از بین می روند. مراحل دریافت سفارش از مشتری و فرآیند آماده سازی و تحویل سفارش، به همراه آموزش و تعیین شرح شغل کارمندان در سیستم های دستی، طولانی، دشوار و همراه با پیچیدگی های ناشی از عدم شفافیت پارامترهای مختلف تاثیرگذار، می باشد. به همین دلیل راه اندازی شغل و کار آفرینی مفهومی دشوارتر و متکی بر تجربه و مهارت های شخصی کارمندان و مدیران است و انعطاف و توسعه کسب و کار را سخت تر می نماید. این شیوه بدلیل اتکای بیش از حد بر مهارت های نیروهای انسانی شاخص و بروز موازی کاری و آزمون و خطاهای متعدد منجر به افزایش هزینه های نیروی کار می گردد.
- در ادامه برخی از مزایای اتوماسیونی کردن فرآیندهای سازمانی و تولید را ارائه می دهیم:
- بهای تمام شده و هزینه های نیروی کار را از طریق نرم افزار BOM (نرم افزاری برای مقایسه کلیه اطلاعات مربوط به محصولات و محاسبه بهای تمام شده) کاهش دهید.
- ضایعات ناشی از تولید را از طریق فرآیند سیستم اتوماسیون کردن سیاهه اموال، حذف نمایید.
- تعداد دفعات رفت و برگشت کارها از طریق طراحی با کمک کامپیوتر و سیستم طراحی شبکه ای را کاهش دهید.
- کسب و کارتان را از طریق ارتقا و بروز رسانی قابلیت هایتان در خصوص پیش بینی روندهای تغییر و تحولات در صنعت نسبت به تغییرات پیش رو در آینده تضمین و بیمه نمایید.
- با استفاده از اینترنت اشیاء، سیستم اتوماسیون را تا رسیدن به سطحی کاملا جدید و پیشرفته پیش ببرید، چرا که بعدها نه تنها قادر به پرداخت هزینه های آن نخواهید بود بلکه حتی توان سرمایه گذاری در آن زمینه را نیز نخواهید داشت.
Bo Adams مدیرعامل شرکت Vice در کمپانی هلدینگ Smith C.E معتقد است: ما در گذشته عادت داشتیم تا تمامی مراحل کار تولیدمان را بصورت دستی انجام دهیم. هم اکنون شرکت Global Shop Solutions همان کارها را بصورت کاملا اتومات و پیشرفته انجام می دهد. در واقع بدین شکل، از یک سو هزینه های ما به طریقی بسیار سریع و کارآمد به ما بازگردانده می شوند و از دیگر سو، توانسته ایم هزینه های مواد اولیه خام که اغلب در بازارهای امروزه به سرعت در حال نوسان و تغییرات هستند را با دقت کنترل و رصد نماییم.
محدود کردن استفاده از برگه
عدم استفاده از کاغذ در فرآیندهای خرید و فروش آرزویی محال برای تولیدکنندگان به شمار میرفت. استفاده از GS موبایل امریست بدیهی که می تواند منجر به تغییر و تحول کسب و کارتان از طریق مدیریت مواد بشود. جابجایی مواد و قطعات در کسب و کار، سریعتر و آسانتر از همیشه است. شما می توانید حسابتان را بطور موثق و معتبر تایید و بروز رسانی نمائید، گردش حساب ها را در زمان درست و واقعی بررسی نموده و در حالت آنلاین نسبت به بخش ها و سایر حساب های بیهوده، بدون استفاده از هیچگونه برگه کاغذ و یا پرینت اوراق، تمامی تنظیمات لازم را انجام دهید.
مدیر IT درطراحی Walnut Creek اظهار داشت:
بدون استفاده از برگه در عرصه کسب و کار و خرید و فروش می توانید تجارت خود را متحول و نوین نمائید. در شرکت Global Shop Solutions کاربرها به شکل هوشمند و الکترونیکی به بخش های مختلف فرآیندهای کاری ورود و خروج می نمایند. سفارشات کاری، روترها و لیست ارسالی ها بطور اتومات برای هر ایستگاه کاری توزیع شده است. طراحی ها، مشخصات شغلی و سایر مدارک از طریق بخش کنترل مدارک در دسترس قرار دارند. ما در حال حاضر، اطلاعات هنگفتی از کسب و کار و خرید و فروش بدون هیچگونه کاغذ بازی در اختیار داریم که هر کسی شیفته آن می شود!!محاسبه بهای تمام شده فعالیت های کاری
گمانه زنی بر سر هزینه های عملیاتی کارها درست مانند استخر آبی است که در آن شیرجه می زنید. اگر اشتباه کنید، نتیجه آن چیزی به جز درد به همراه نخواهد داشت. با استفاده از نرم افزار محاسبه هزینه های عملیاتی کارها (بهای تمام شده) شما قادر خواهید بود:
- اطلاعات کاملی نسبت به تفکیک هزینه های حمل و نقل، کار، سربار، خدمات بیرونی، سایر هزینه ها و مواد اولیه در اختیار داشته باشید.
- از بخش های مختلف کارتان بر اساس زمانبندی انجام آنها، یک گاه شمار تهیه نمائید.
- حساب های مالی و مالیاتی جدید و قدیم را به همراه تبادلات جاری و هزینه هر یک، رصد نمائید.
- تاریخچه بروز رسانی هزینه های کالاها و خدمات به اتمام رسیده را بصورت دوره ای و بطور کامل مورد نقد و بررسی قرار دهید.
Dave Dahl مدیر کارخانه در کمپانی هلدینگی شرکت Alexandria Pro-Fab بیان داشت: از طریق شرکت Global Shop Solutions، براحتی می توانیم اطلاعات را پیگیری و ارزیابی نماییم و در زمانیکه محاسبه حاشیه سود و یا هزینه ها در حالت عدم قطعیت هستند، نگاه تحلیلی درستی به این جریان داشته باشیم.
تامین موجودی برای جلوگیری از خسارت
تاخیر در تامین مواد اولیه بسیار بحران زاست و حتی میتواند منجر به تعطیلی های موقت خط تولید گردد و تعطیلی های خطوط تولید میتواند خسارات سنگین ایجاد نماید. بهره گیری از سیستم اتوماسیون و هوشمند شدن پروسه مربوط به فهرست موجودی کالا و کنترل ورود و خروج کالاها، این امکان را برایتان فراهم می آورد که نسبت به نوع کالایی که موجود دارید، مقدار آن کالا و اینکه درکجا قرار دارد؛ آگاهی کاملی پیدا کنید و بدین ترتیب هرگز دچار کمبود آن کالا نشوید و از دپوی بیش از نیاز آن جلوگیری گردد. برخی از منافع و مزایای بهره گیری از این سیستم عبارتند از:
- ورود داده های مربوط به موجودی کالا و ورود و خروج آنها از طریقه سیستم های آنلاین وایرلس و اسکن بارکد
- یکپارچه سازی جامع سیستم ثبت سفارش مواد اولیه مورد نیاز شما با نیازهای خطوط تولید، گزارشات ورود و خروج مواد اولیه و محصولات تولیدی و شناسایی تعهدات آینده با توجه به سفارشات ثبت شده مشتریان
- تعیین بهای تمام شده دقیق برای هر محصول تولیدی از طریق یکپارچگی سیستم های تاثیرگذار در بهای تمام شده
- رتبه بندی عملکرد به روز در فروشندگان، از جمله قیمت گذاری و نرخ تحویل به موقع
- تعداد، تناژ و نوع موجودی کالاها به شکل فیزیکی، همواره بصورت آنلاین و در لحظه در دسترس می باشد، در حالیکه در روش های قدیمی بصورت خوش بینانه با انبارگردانی مداوم روزانه می توانستیم این اطلاعات را بدست آوریم.
Jay Jolly شریک مالک در شرکت Advanced Plastiform اذعان داشت: از طریق نرم افزار کنترل موجودی شرکت Global Shop Solutions، ما بصورت آنلاین می دانیم موجودی مواد اولیه و محصولات ما به چه میزان، در کدام انبار و در چه بخش از انبارها و یا ماشین های حمل و نقل یا خطوط تولید قرار دارد، بعنوان نمونه مکان دقیق بیش از 4000 کالا در سه مرکز تولید جداگانه بطور دقیق و آنلاین تحت کنترل هستند و اگر مشتری خواستار بطور مثال محصول شماره 20 باشد، با کمک طبقه بندی و برچسب گذاری که قبلا انجام داده ایم، می توانیم آن محصول را در کمترین زمان ممکن به مشتری تحویل دهیم. این مساله بدون استفاده از سیستم یکپارچه مدیریت و کنترل موجودی امکان پذیر نمی باشد!!
کنترل هزینه نیروی انسانی با توجه به بهره وری
حقوق و دستمزد و هزینه های جبران خدمات پرسنل همیشه یکی از ردیف های مهم در صورت های مالی سود و زیان شرکت ها به شمار می آیند. با استفاده از سیستم های حقوق و دستمزدی که به کنترل هوشمند ورود و خروج و کنترل عملکرد پرسنل متصل هستند می توانید بطور دقیق و به سادگی هزینه های این حوزه را محاسبه و با شفافیت کامل خدماتی که کارکنان به شرکت ارائه می کنند را جبران نمایید و از این طریق در مسیر افزایش بهره وری و همچنین حفظ و نگهداشت کارمندان خود حرکت کنید.
- کارکنان بصورت الکترونیکی و هوشمند به حوزه کاری خود ورود می کنند و بدون ترک محیط کاری خود قادر خواهند بود تا کارهای خود را سر نظم و به ترتیب انجام دهند.
- نرم افزار تبادل اطلاعات الکترونیکی نیاز به وارد کردن اطلاعات دستی را در بسیاری از حوزه ها حذف می نماید.
- پیشخوان ها / داشبورد های قابل تنظیم این امکان را به شما می دهد تا اطلاعات را بصورت آنلاین در کسب و کارتان تحلیل نمائید.
James Hux مدیر ارشد اطلاعات در علوم انسانی اظهار داشت: عملکرد حضور و غیاب در شرکت Global Shop Solutions بهترین عملکردی است که من تاکنون دیده ام، با توجه به پیشخوان، داشبورد آماری موجود در دفتر کارم میتوانم تشخیص دهم که افراد با چه سرعتی کار می کنند و یا در طول روز مشغول انجام چه کارهایی بوده اند؛ همچنین میتوانم زمان خروج از سیستم را برای هر فرد مشاهده نمایم.
جلوگیری از تامین بیش از نیاز مواد اولیه
تا همین دهه گذشته، اکثر تولیدکنندگان صرفاً بر افزایش تولید و ذخیره مازاد مواد اولیه و محصولات تولیدی خود متمرکز بودند. این در حالیست که با تولید به موقع و خرید به اندازه مواد اولیه، هزینه حمل موجودی کالای مازاد، نه تنها بیشتر از مزایای آن است، بلکه شما را در معرض خطر رقابت غیر قاب اجتناب قرار می دهد. با سیستماتیک کردن فرآیند تامین مواد اولیه، دریافت سفارشات مشتریان و کنترل مکانیزه موجودی انبارها و خطوط تولید قادر خواهید بود:
- تنها در زمان نیاز، کالایی را که نیاز دارید تهیه نمائید.
- هزینه های مربوط به خرید را کاهش دهید.
- عدم تطابق شغلی و مواد اولیه پر هزینه را حذف نمائید.
- هزینه های مازاد انبار داری و حمل و نقل را از بین ببرید.
- از حبس سرمایه در گردش ارزشمند خود در انبارها بخاطر خریدهای مازاد جلوگیری نمایید.
- در فرآیند خرید از لحاظ کمّی و کیفی، تخفیف و قیمت گذاری سفارشات را بطور همزمان بدست آورید.
- با کنترل آنلاین موجودی ها و بر اساس سفارشات ثبت شده تولید در آینده، هنگامیکه موجودی کالای مورد نیاز به کمتر از حد مجاز می رسد، بصورت اتومات و آنلاین مطلع شوید و سفارش خرید دهید.
James L. Martin مدیر کل شرکت طراحی مبلمان Keystone بیان داشت: انجام خرید بصورت اتومات و آنلاین، پروسه خرید ما را ساده کرده و موجودی ما را تا شش رقم کاهش داده است. تنها با هفته ای سه ساعت خرید آنلاین، این امکان وجود دارد تا سفارشات خرید را بصورت اتومات برای صدها قطعه موجودی کالای خریداری شده با ایجاد تنوع در فروشندگان، زمان تحویل و قیمت گذاری کاهش دهیم.
افزایش آگاهی پرسنل
صنعت تولید هرگز با استفاده از ابزارهای جدید، فناوری های جدید و فرآیندهای کاری جدید از حرکت رو به جلو متوقف نمی شود. تنها راه برای ادامه کار، آموزش مداوم برای کارمندان است. اما زمانیکه شما هر روزه توجه و تمرکزتان بر تولید به موقع محصولات با کیفیتباشد، ممکن است براحتی این نکته را فراموش کنید که چه کسی، و در چه زمانی، تا حد در این خصوص تحت آموزش بوده است. با بهره گیری از نرم افزارهای آموزش و مستندسازی فرآیندهای آموزشی قادر خواهید بود:
- تمام فرآیندهای حسابرسی، صدور گواهینامه و آموزش را ثبت و مستند کنید.
- بانک اطلاعات و مراجع آموزشی خود را تشکیل دهید و دسترسی به کتابخانه های مطالب آموزشی را تنها با یک کلیک در اختیار کارکنان خود قرار دهید.
- ضمن کاهش نیاز به مستندات کاغذی، بهبود فرآیند و مطالب آموزشی را به روز نگه دارید.
- تمام سوابق آموزشی مورد نیاز برای مطابقت با گواهینامه های کیفیت را حفظ کنید.
Pete Madrid مدیر تولید در شرکت BHI Solutions اینگونه بیان می کند که: من همیشه در حال یادگیری مطالب جدید در مورد نرم افزار هستم. هرگاه داشبورد سیستم خود را در حالت “گزارش پایان هفته کاری” قرار می دهم، ویژگی ها و اطلاعاتی از هفته کاری اخیر بدست می آورم که شمایی کلی از فعالیت های طول آن هفته است و مرا در برنامه ریزی های کوتاه مدت هفته آینده راهنمایی می کند و به من کمک می کند که چگونه می توانم از این اطلاعات در کسب و کار تجاری خود استفاده کنم.
تصمیم گیری درست با اطلاعات بروز
موفقیت در تولید اغلب به چگونگی ثبت و نگهداری داده های بروز و قابل اتکا و مدیریت و تحلیل این داده ها بستگی دارد. از طریق نرم افزار هوشمند تجاری و شاخص های اصلی عملکرد شرکت، شما با اطلاعاتی سر و کار خواهید داشت که تنها چند ثانیه با آنچه که واقعا در حال رخ دادن در کسب و کار شماست فاصله دارد. این ویژگی شما را قادر می سازد تا:
- تقریبا در هر جنبه ای از بخش های پراهمیت کسب و کار خود به داده های آنلاین و واقعی دسترسی پیدا کنید.
- با کمک پکیج های هوش تجاری و داشبوردهای مدیریتی، نمودارها و گزارش های سفارشی سازی شده مورد نیاز خود را ایجاد نمایید و بصورت آنلاین بر اساس اطلاعات واقعی تصمیمات مورد نیاز را اتخاذ نمایید.
- با بررسی گزارشات خلاصه مدیریتی بصورت آنلاین، مشاهده نمایید که چه مواردی در کسب و کارتان در حال رخ دادن است و آنها را مورد نقد و بازنگری قرار دهید.
- با مشاهده گزارشات مالی، تولیدات، هزینه ها، فروشندگان و سایر خدمات بیرونی تصمیمات بهتری اتخاذ نمائید.به عبارت دیگر با دسترسی به اطلاعات واقعی و موثق، می توانید هر آنچه که در فروشگاه و یا در کسب و کارتان رخ می دهد بدون وقفه مشاهده و کنترل نمائید.
Jason Trubee مدیر کارخانه در صنایع Precision RAM اعلام داشت: در سازمان ما مدیریت 900 سفارش کاری فعال با اطلاعات و داده های آنلاین و کاملا یکپارچه، در یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP متمرکز شده و تحولی را در بهبود فرآیند کسب و کارمان ایجاد نمود. این سیستم توانایی بررسی تغییرات داده ها را برای هر فرآیند و شرح شغلی در سازمانمان فراهم نمود و ما را قادر ساخت با اطلاعات واقعی و آنلاینی که در دسترس داریم بطور چشمگیری کنترل فروشگاه ها و نیز تبیین مسیری برای پیشبرد استراتژی های کسب و کارمان را عملیاتی نماییم.
بررسی عملکرد پرسنل
یکی از بزرگترین منابع اتلاف وقت، انرژی و هزینه تولیدکنندگان و کسب و کارها، اجتماع و ایستادن کارمندان در اتاق ها و نقاط مختلف محیط کار بدون انجام کار مفید است. این اتفاق اغلب بدلیل آنست که کارمندان نمی دانند بایستی چه کاری انجام بدهند، چون برنامه کاری مشخصی برایشان تعریف نشده است. برای رفع این مشکل شما می توانید برنامه ها و زمانبندی های فروشگاه را در صفحه اعلانات ارسال کنید و به اطلاع کلیه کارکنان برسانید؛ یا اینکه می توانید از نمایشگر اطلاعات True View برای نشان دادن کار در زمان واقعی، مواد اولیه و اطلاعات مربوط به تولید در صفحه نمایش های بزرگ در فروشگاه استفاده نمائید. با بهره گیری از سیستم True View کاهش زمان شلوغی و اتلاف وقت کارکنان و رضایت مشتریان را یک شبه ببینید!
نرم افزار True View از طریق ارائه آخرین و به روزترین اطلاعات گرفته شده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP و به تصویر کشیدن آن بر نمایشگر فروشگاه، هر گونه شک و شبهه را از روند کسب و کار رفع می نماید.
این مساله به پرسنل فروشگاه این امکان را می دهد که بتوانند:
- آخرین سفارشات کار در حال تکمیل در فروشگاه را مشاهده نمایند؛
- لیست کامل افراد و وظایف شغلی که در پروسه انجام شدن یک کار تعریف شده را مشاهده نمایند؛
- نسبت به انجام به موقع سفارشات کار با اولویت بالا اطمینان حاصل نمایند؛
- مدیران بدانند که هرکدام از کارمندان در حال تکمیل کدام سفارش کاری هستند؛
- هرگونه شک و شبهه و ابهام از فضای کسب و کار را از بین می برد.
Bill Staber مدیر عامل صنایع Staber اینگونه اذعان داشت: از طریق نرم افزار True View، کارمندان حس بهتری نسبت به کل روند کار پیدا می کنند، چرا که سفارشات بر روی نمایشگر به تصویر کشیده می شوند و کارمندان مجبور نیستند به طور حدسی و همراه با ابهام مرحله بعدی کار را حدس بزنند. آنها می توانند در زمان خود صرفه جویی نمایند و مفیدتر و کارآمدتر باشند.
جلوگیری از ایجاد مانع برای پیشرفت
سریع ترین راه برای عقب ماندن در صنعت تولید، متوقف کردن تلاش برای پیشرفت است. تولیدکنندگان بزرگ تلاش می کنند تا هر روز بهتر شوند.هر کسب و کاری در بازارهای بسیار رقابتی امروز برای ادامه کار خود به بهبود مستمر نیاز دارد. نرم افزارهای مدیریت صنایع، فروشگاه ها و کسب و کارها، در راستای برآورده کردن تقاضاهای در حال تغییر مشتریان در زمان وقوع شان، ابزارهایی را فراهم نموده که کسب و کارتان برای حضور در رقابت و موفقیت به آنها نیاز دارد.
- این نرم افزارها، اطلاعات دقیق پروژه را از هزینه یابی شغلی، فرآیندی و بررسی مواد گرفته تا گزارش های انحراف از اهداف و اندازه گیری عملکرد در اختیار شما قرار می دهند.
- با بهره گیری از این نرم افزارها، به اطلاعات دقیق مرکز کار و اطلاعات برنامه ریزی از قبیل جزئیات بار، گزارش کارایی و گزارش های عقب افتاده دسترسی پیدا کنید.
- با کلیک بر روی یک دکمه، به اطلاعات برنامه ریزی دسترسی پیدا کنید. از برنامه سفارش کار اصلی تا برنامه ریزی چند سطحی صورتحساب مواد خام اولیه یا همان BOM.
- گزارشات عملکرد و کارایی برنامه ریزی ها و کارکنان را به سادگی و بر اساس اطلاعات واقعی از یک صفحه نمایش در بخش گزارشات مدیریتی نرم افزار خود، مدیریت کنید.
- کیفیت را بصورت آنلاین و در زمان واقعی ردیابی کنید تا بتوانید فرصت های ارتقا و بهبود را تشخیص دهید.
Kyle Stone مدیریت تولید در شرکت تولیدی Zephyr عنوان کرد: از زمانیکه نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP در شرکت Global Shop Solutions راه اندازی شد، همواره تصویری کلی، کامل و همراه با جزئیات در اختیارمان گذاشته است و با کمک آن سعی در جلوگیری از زائل شدن ظرفیت های حوزه های مختلف کسب و کارمان داشته ایم و بدین ترتیب بتدریج همه چیز رو به بهبود پیش رفت و همه چیز شروع به بهتر شدن کرد.
